Política de Privacidad

I. Aplicación y Marco Regulatorio

Con la expedición de la presente Política se establece el reglamento interno de FORANDES, para el tratamiento de la información y los datos personales de sus clientes, proveedores y empleados. Esta política está diseñada para salvaguardar los derechos que les asisten a estas personas frente a la compañía con relación a la información recopilada en las bases de datos con datos personales. Es aplicable para todos los canales de comunicación que establezca la compañía para estos efectos.

II. Definiciones

A continuación presentamos algunas definiciones con miras a que se tengan claros estos conceptos:

Aviso de Privacidad: Se trata del documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por FORANDES que ha sido puesto a disposición del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, el cual comunica la existencia de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales que le serán aplicables.

Base de Datos: Consisten en un conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, e incluye archivos físicos y electrónicos.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables[1]. Información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).

Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos[2].

Forandes SAS obtiene información de diferentes categorías: directamente de usted, automáticamente cuando usa el sitio WEB, de las redes sociales tales como instagram, Facebook, pinterest, etc. y de terceros.

Algunos ejemplos de recopilación de información se dan cuanto: Ingresa al sitio WEB, realiza una compra, crea una cuenta de usuario, nos contacta por Whatsapp, accede a una promoción de correo electrónico, encuestas, foros, valoraciones en productos, comentarios en redes sociales de nuestras cuentas, cookies (Es un archivo de texto que un servidor web puede guardar en el disco duro de su equipo para almacenar información sobre el usuario), Balizas WEB, etc.

También recibimos información personal sobre personas de terceros como nuestros socios comerciales.

Encargado del tratamiento: FORANDES actúa como encargado del tratamiento de datos personales en los casos, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de un responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: FORANDES actúa como responsable del tratamiento de datos personales frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente, en cumplimiento de las funciones propias reconocidas legalmente Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.

Los derechos de los titulares establecidos en la ley podrán ejercerse por las siguientes personas:
1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales que realicen FORANDES o los Encargados del Tratamiento por cuenta de la empresa tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: Consiste en el envío de los Datos Personales a un receptor que, a su vez, es responsable del Tratamiento en los términos de la Ley 1581 de 2012.
Transmisión: Es la comunicación de los Datos Personales al Encargado del Tratamiento, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con la finalidad de la realización de un Tratamiento por el Encargado del Tratamiento por cuenta de FORANDES.
Oficial de protección de datos: Es la persona dentro de FORANDES, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales, bajo la orientación y lineamientos de la gerencia general. Está designará el Oficial de Protección de Datos.

[1] Ley 1581 de 2012, Artículo 3° literal c). Disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/2012/ley_1581_2012.html.

[2] Artículo. 5 Ley 1581/12. Disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/2012/ley_1581_2012.html.

III. Finalidad del tratamiento de datos personales

Clientes y Proveedores: Las bases de datos generadas a partir de los datos personales suministrados por nuestros clientes y proveedores, serán utilizadas en las siguientes actividades:

1. Enviar información sobre novedades de la compañía y/o de la industria.
2. Informar sobre campañas publicitarias, informativas o promocionales.
3. Realizar estudios de mercado.
4. Evaluar la calidad de nuestros servicios y el nivel de satisfacción como clientes y el desarrollo de nuevos productos y servicios.
5. Llevar a cabo actividades de promoción, mercadeo o publicidad.
6. Transmitir y/o transferir los datos personales a terceros vinculados mediante relaciones comerciales con la compañía a nivel nacional o internacional.
7. Para obtener comentarios que nos ayuden a mejorar dia a dia.
8. Analizar datos y hacer un análisis de tendencias, demográfico y financiero de nuestro target
9. Para procesos legales
10. Para mejoras en nuestros canales de atención
11. Todas aquellas actividades que resulten acordes con el objeto de la sociedad y que sean idóneas para ejecutar actividades de mercadeo y publicidad.
12. Cualquier otro fin sin previo aviso.
13. Para Envío de materiales, obsequios y/o publicidad.

Estas actividades podrán realizarse a través de correo físico, electrónico, mensajes de texto o por cualquier otro medio tecnológico de comunicación.

La aceptación de la presente Política de Tratamiento de los datos personales por parte de sus Titulares, conlleva la autorización para realizar el tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia a terceros países de los datos suministrados, para la ejecución de las actividades relacionadas con los productos adquiridos, registros contables, correspondencia, procesamiento y verificación de tarjetas de crédito, débito y otros instrumentos de pago, identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo y de otras actividades delictivas y/o para el funcionamiento de los programas de lealtad y fidelidad.

Compartimos información con nuestros aliados: terceros marketing, procesos judiciales o que la ley nos solicite, para defender cualquier reclamo de derecho de propiedad de Forandes, a algún otro comprador que Forandes que requiera información de productos que hemos comercializado con fines comerciales, de ser necesario si la empresa es vendida a otra empresa esta será la nueva responsable de los datos personales.

Empleados:

La información recolectada es utilizada para realizar el proceso de análisis, evaluación y selección del personal a laborar en la compañía.

1. El empleado(a), autoriza a FORANDES para tratar los datos personales que se suministren en desarrollo de la relación laboral, durante todo el tiempo de permanencia en la entidad y después de terminada la relación siempre y cuando exista un deber de conservación legal o contractual por parte de FORANDES.
2. La autorización de tratamiento de datos personales se otorga por parte del empleado dentro de lo descrito en la presente Política de Protección de Datos Personales, que es conocida y se ajusta a lo prescrito en la ley 1581 de 2012.
3. De igual forma, el empleado(a) que, sin estar facultado para ello, destruya, dañe, borre, deteriore, altere o suprima datos informáticos, o un sistema de tratamiento de información o sus partes o componentes lógicos, podrá ser denunciado penalmente por el delito de daño informático. Así mismo, el empleado(a) que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, podrá ser denunciado por la conducta de violación de datos personales. Se considerará una falta grave el incumplimiento de estas Políticas de Protección de Datos personales adoptado y publicado por FORANDES llegando a constituir una causal de suspensión o terminación del contrato laboral. (En todos los casos el empleado(a) podrá hacer uso de sus derechos de Habeas Data (Conocer, actualizar y rectificar su información) con excepción de lo establecido en la ley.

IV. Derechos de los titulares de datos personales

Los Titulares de los Datos Personales registrados en las Bases de Datos de FORANDES, como mencionan la Ley y sus decretos tienen los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Estos derechos los podrán ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la Autorización otorgada a FORANDES salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
3. Ser informado respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales por FORANDES, o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud.
4. Solicitar conforme al Art. 15 de la Ley 1581 de 2012, la revocatoria de la autorización y/o solicitar la eliminación del Dato Personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales o en cualquier momento siempre que el titular no tenga el deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de FORANDES y de acuerdo con el procedimiento señalado en el numeral IV de la presente Política.
5. Acceder en forma gratuita al menos una vez al mes, a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

V. Procedimiento de consultas y reclamos

FORANDES garantiza el derecho de consulta, suministrando a las personas que actúen en ejercicio de este derecho, toda la información contenida en su registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

El interesado podrá remitir su solicitud a la dirección de correo electrónico FORANDES@GMAIL.COM o mediante la presentación de la solicitud escrita en nuestras oficinas ubicadas en la CARRERA 74ª # 69ª 92, en la ciudad de Bogotá.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho término, informaremos al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Así mismo garantizamos el derecho de reclamo para la corrección, actualización o supresión, o cuando se presente un presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicable. El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, tal como, la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al reclamante dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
2. Si por alguna circunstancia FORANDES recibe un reclamo dirigido a otra organización, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al reclamante.
3. Recibida la reclamación de forma completa, incluirá en la base de datos que mantiene FORANDES una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reglas especiales para el ejercicio de los derechos de los titulares: La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por FORANDES señalados en el aviso de privacidad y debe contener, como mínimo, la siguiente información:

1. Nombre del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.
2. Documentos que acrediten la identidad o la representación de su representante.
3. Descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

FORANDES, tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados.

Para la Supresión de Datos, el titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a FORANDES, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por FORANDES. El titular entiende que el derecho de supresión puede ser negado por FORANDES cuando:

1. Cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

En caso de resultar procedente la supresión de los datos personales, FORANDES, debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información. También debe tenerse en cuenta que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales de la organización por lo que su supresión se realizará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud del titular.

VI. Revocatoria y/o supresión de la autorización.

Los titulares de los datos personales pueden revocar la autorización otorgada a favor del Responsable del Tratamiento sobre sus datos personales, en cualquier momento, mediante la presentación de un reclamo de acuerdo con el procedimiento establecido en la Ley 1581 de 2012 y/o en cualquier otra norma que la adicione, modifique o derogue. Es importante tener en cuenta que la revocación podrá solicitarse sobre la totalidad o parte de los datos que comprenden la autorización otorgada de que trata el presente documento de Políticas de Tratamiento de la Información – Aviso de Privacidad, más no respecto de los datos regulados al amparo de la Ley 1266 de 2008 y/o cualquiera otra norma que la adicione, modifique o derogue, así como tampoco, se reitera, respecto de aquéllos casos en los que el asociado o proveedor tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

VII.Transferencia internacional de datos personales.

En caso que se envíen o transfieran datos a otro país siempre deberá contarse con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario, es necesaria la existencia de dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales. Dicha transferencia se realiza únicamente a terceros con quien FORANDES, tenga vínculo contractual, comercial y/o legal.

VIII. Oficial de protección de datos

De acuerdo al artículo 23 decreto 1377 del 2013, todo responsable y encargado debe designar a una persona o área que “asuma la función de protección de datos personales” y que “dará tramite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la ley 181 del 2012 y el presente decreto.
La función del oficial de protección de datos o el área encargada de protección de datos en la organización es velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados por está para cumplir las normas, así como la implementación de buenas prácticas de gestión de datos personales.
El oficial de protección de datos tendrá la labor de estructurar, diseñar y administrar el sistema o mecanismos que permitan a la organización cumplir las normas sobre protección de datos personales, así como establecer los controles y su verificación permanente. 3

[3] http://www.sic.gov.co/drupal/recursos_user/documentos/noticias/Guia_Accountability.pdf

IX. Registro nacional de base de datos

De acuerdo con el Art. 25 de la Ley 1581 y sus decretos reglamentarios, FORANDES ha registrado sus bases de datos junto con esta política de tratamiento de Datos Personales en el Registro Nacional de bases de datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio cumpliendo con el procedimiento estipulado por la Circular 002 de 2015.